Лариса Доронина
Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Вам будет намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле. мы поможем вам узнать о правилах этого процесса и подробно расскажем о каждом этапе.
Интерес государства к документам по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты населения в области обеспечения пенсионных прав.
Зачем оформляют дела?
Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном
деле 1 установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются «в упорядоченном состоянии» на хранение в соответствующий архив 2. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.
Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.
В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков - реальная практическая помощь в работе.
Что такое дело?
Для начала давайте вспомним, что входит в понятие «дело». Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 3. Следовательно, при оформлении дела вам предстоит оформить его обложку. Основной реквизит в оформлении обложки - заголовок дела. Полный перечень заголовков дел по личному составу отражен в номенклатуре. Нам нужно будет перенести заголовки дела из номенклатуры на его обложку. А также выполнить еще несколько перечисленных далее несложных операций.
Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком
Оформляем шаг за шагом
Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки 4. К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист - заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет. Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.
Составляем внутреннюю опись. Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника. Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (образец на стр. 43).
Внутренняя опись личного дела подшивается сразу же при заведении личного дела, а заполняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника
Составляем заверительную надпись. Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (образец на стр. 43).
образец
Внутренняя опись
документов личного дела № 23
|
№
п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документов, краткое содержание
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
б/н
|
15.09.1999
|
Анкета
|
1-8
|
|
|
2
|
0741716
|
30.08.1996
|
Копия диплома об образовании
|
9-10
|
|
Итого ___________________________________2 (два) _______________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________1 (один)_______________________
(цифрами и прописью)
Инспектор отдела кадров Филиппова О. В. Филиппова_____
17.11.2005___
образец
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 14__
В деле прошито и пронумеровано____________153 (сто пятьдесят три)5______________(листов)
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера____________________________13а, 37а, 71а, 71б____________________листов
пропущенные номера листов_____________________________________________________листов
+ листов внутренней описи__________________________3 (три)______________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
|
|
Инспектор отдела кадров Филиппова__ О.В. Филиппова__
17.11.2005__
Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит полную информацию о составе и содержании документов в деле
Нумеруем листы. Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.
Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме (образец на стр. 45). На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти
образец
Обложка дела
|
Фонд № _________
Опись № 2 л/с__ Дело № 14____
|
Индекс дела 05-06___
_________________________Закрытое акционерное общество «Метеорит»_______________________
____________________________________ЗАО «Метеорит»_______________________________________
______________________________________отдел кадров_______________________________________
(название организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № 14__ ТОМ № 1_
____________________Приказы руководителя организации по личному составу___________________
_____________________________(о приеме, увольнении, переводе)__________________________
___________________________________с № 1/к по 147/к__________________________________
__________________________за период с 14 января по 30 июня 2005 года____________________
(заголовок дела)
|
Фонд № _________
Опись № 2 л/с__ Дело № 14____
|
2005 год______
(дата)
на 153_ листах
хранить 75_ лет
образец
Обложка личного дела
|
Фонд № ________
Опись № 2 л/с__ Дело № 23___
|
Индекс дела 05-30__
_____________________Закрытое акционерное общество «Метеорит»
_________________________________ЗАО «Метеорит»_______________________________________
___________________________________отдел кадров_______________________________________
(название организации и структурного подразделения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 23__
Меньшиков Сергей Николаевич_____________________________
(заголовок дела)
Дата начала 15 сентября 1999 г.___
Дата окончания 17 ноября 2005 г.__
|
Фонд № _________
Опись № 2 л/с___ Дело № 23____
|
на 10_ листах
хранить 75_ лет
всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата» (образец выше).
Основные нормативно-правовые акты, в которых закреплен порядок оформления дел:
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.);
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г.);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры от 8 ноября 2005 г. № 536).
1 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2 П. 10 ст. 23 гл. 5.
3Пункт 2.2.2.71 ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,
утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.
4 Данный порядок предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
5. В деле 153 листа, из них четыре листа литерных (пропущенных при нумерации и пронумерованных позже) и 149 листов, пронумерованных в обычном порядке.
О нас
